KPI چیست؟ بهترین شاخص برای ارزیابی عملکرد

KPI مخفف چیست؟

برای تعریف شاخص KPI باید بدانیم که این کلمه، مخفف عبارت Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد است که نشان می‌دهد یک کسب و کار تا چه حد در رسیدن به اهداف خود موفق بوده است. به عبارت بهتر با نوشتن گزارش KPI می‌توانید میزان خوب بودن خودتان، کسب و کارتان و سازمانتان را مشخص کنید و بر اساس آن پیشرفت خودتان را بسنجید.

اطلاعات موجود در گزارش KPI چیست؟

یک گزارش KPI اطلاعاتی از مسیر پیشرفت پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد که عبارتند از:

• شواهدی که نشان می‌دهند شما در مسیر درست قرار گرفته و پیشرفت کرده اید.
• اقدامات موردنیازی که در آینده می‌توانند به بهبود مسیر کمک کنند.
• تصمیماتی که نیاز است برای رسیدن به یک هدف خاص بگیرید.
• تغییرات عملکردی که در یک بازه زمانی خاص بروز پیدا کرده اند.
• میزان کارایی و اثربخشی اقداماتی که در بازه زمانی موردنظر خود انجام داده اید.
• نحوه و مقدار استفاده از منابع موجود و نیروی انسانی که در اختیار داشته اید.
• عقب ماندگی‌ها و پیشرفت‌هایی که در طی پروژه به وجود آمده اند.

کاربرد شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

یکی از اشتباهات بسیار رایج در زمان ارزیابی شاخص KPI این است که افراد در آن به دنبال نتیجه می‌گردند. به عبارت بهتر آن را با شاخص کلیدی نتیجه یا KRI اشتباه می‌گیرند. باید بدانید که گزارش KPI تنها نشان دهنده مسیر است و ربطی به نتیجه ندارد.

با استفاده از KPI شما خواهید فهمید که انجام چه کارهایی برای رسیدن به یک نتیجه خاص نیاز دارید؛ اما در KRI شما تنها آن نتیجه خاص را بررسی می‌کنید. برای مثال فرض کنید که با خودتان شرط کرده‌اید که تا پایان سال، سود شرکت خود را 20 درصد افزایش دهید و در زمان موردنظر، این موضوع را بر اساس KRI می‌سنجید. اما برای رسیدن به این هدف، نیاز است که یک سری اقدامات را انجام دهید که آن‌ها را باید با استفاده از KPI تعیین و سپس ارزیابی کنید. بنابراین KPI یک روند تدریجی است که در آن تک تک فعالیت‌ها به صورت جداگانه بررسی شده و کم و کاست‌های آن‌ها برطرف می‌شود؛ اما KRI نتیجه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را می‌سنجد و معمولا در بازه زمانی طولانیتری تعریف می‌شود.

چگونه KPI تعریف کنیم؟

تعداد زیادی شاخص KPI در دنیای امروز وجود دارند و هر کسی آن را به صورت خاصی تعریف می‌کند. همین موضوع باعث شده که بسیاری از افراد مسیر خود را گم کرده و ندانند که دقیقا گزارش KPI را چطور بنویسیند و از کجا شروع کنند. به همین دلیل در این قسمت از مقاله می‌خواهیم به شما بگوییم که چگونه KPI تعریف کنیم؟ برای این کار ابتدا باید بدانید که مهمترین ویژگی‌های یک KPI خوب چیست؟

• در راستای اهداف شما باشد.
• قابل اندازه‌گیری باشد.
• واقع بینانه و بر اساس ظرفیت‌های موجود نوشته شود.
• سهم هر قسمت از تیم را در رسیدن به هدف مشخص کند.
• واضح و بدون ابهام نوشته شود.
• محدوده زمانی مشخص یک هفته یا یک ماهه داشته باشد.

حالا که با ویژگی‌های یک KPI خوب آشنا شدید، مهمترین مراحلی را که باید برای تعریف این شاخص طی کنید، بررسی خواهیم کرد.

شاخص KPI شامل چهار بخش هدف اصلی، اقدامات موردنیاز، معیار سنجش و زمان انجام کار است. برای اینکه بازدهی گزارش KPI افزایش پیدا کند، باید برای هریک از اقدامات موردنیاز، یک هدف دقیق و کوچک تعریف کنید تا در نهایت بتوانید KRI خوبی داشته باشید.

1- مشخص کردن هدف

اولین گام برای تعریف KPI این است که هدف اصلی خود را مشخص کنید. برای مثال فرض کنید در زمینه طراحی سایت در اصفهان فعالیت می‌کنید و قصد دارید تا انتهای سال، واحد طراحی سایت در تهران را هم راه‌اندازی کنید.

2- تعیین کارهای موردنیاز برای رسیدن به هدف

مرحله دوم از تعیین شاخص KPI، مشخص کردن کارهای موردنیاز برای رسیدن به هدف است. برای مثال یکی از کارهایی که باید برای راه‌اندازی واحد طراحی سایت در تهران انجام دهید، این است که یک لندینگ با همین عنوان به سایت اضافه کرده و بر روی سئوی آن کار کنید. پس از مدتی هم لازم است یک دفتر در تهران داشته باشید تا افراد بتوانند برای جلسات حضوری به شما مراجعه کنند. باید دقت داشته باشید که هریک از این اقدامات، نیازمند مشخص کردن KPI مخصوص به خود هستند؛ یعنی برای رسیدن به یک هدف بزرگ، لازم است که شما برای تک تک کارها برنامه ریزی کرده و شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کنید.

3- مشخص کردن نحوه اندازه‌گیری هدف

پس از اینکه مشخص کردید برای رسیدن به هدف چه اقداماتی لازم است، معیار اندازه‌گیری و سنجش پیشرفت هریک را هم مشخص کنید. در مثالی که داشتیم، معیار اندازه‌گیری زدن یک صفحه طراحی سایت در تهران، مواردی است که برای سنجش سئو انجام می‌شوند. برای مثال باید کلمات کلیدی را رصد کرده، ورودی‌های سایت را ارزیابی کرده و از ابزارهای سئو برای این کار استفاده نمایید.

4- تعیین زمان سنجش عملکرد

آخرین مرحله از تعریف شاخص KPI این است که مشخص کنید کارهای موردنظر باید توسط چه افرادی و در طی چه زمانی انجام شوند. برای مثال تعیین کنید که تا انتهای هفته، صفحه مربوط به طراحی سایت در تهران زده شود و تا دو ماه آینده سئوی آن کنترل گردد. به این ترتیب در بازه زمانی تعیین شده، می‌توانید برای انجام این کارها برنامه ریزی کرده و در انتهای آن، میزان پیشرفت خود را برای رسیدن به هدف اصلی مورد ارزیابی قرار دهید.

با این اوصاف، KPI راه‌اندازی واحد طراحی سایت در تهران برای مثالی که زده شد به صورت زیر تعریف می‌شود: طراحی و سئو صفحه طراحی سایت در تهران تا دو ماه آینده و راه‌اندازی شعبه‌ای در این شهر در همین بازه زمانی.

سوالات مهم در تعیین شاخص KPI

برای اینکه بتوانید یک شاخص کلیدی عملکرد با بازدهی بالا را مشخص کنید، نیاز است که قبل از هر کاری به سوالات زیر پاسخ دهید:

• هدف ما از تعریف شاخص KPI چیست؟ در اینجا باید هدف اصلی خود مانند افزایش فروش، بالا بردن نرخ تبدیل، رسیدن به رتبه یک گوگل و مواردی از این دست را تعیین کنید.
• معیار سنجش KPI چیست؟ در اینجا باید شاخص اندازه گیری را مشخص کنید؛ برای مثال انواع روش‌های کمی و کیفی را برای سنجش پیشرفت، فهرست نمایید.
• علت اهمیت هدف اصلی برای کسب و کار شما چیست؟ مشخص کنید که رسیدن به این هدف، چه کمکی به کسب و کار شما می‌کند.
• برای رسیدن به این هدف به چه چیزهایی نیاز داریم؟ در اینجا باید ابزارها و افرادی را که می‌توانند در رسیدن به این هدف به شما کمک کنند، فهرست کنید.
• چگونه می‌توان اطلاعات موردنیاز برای سنجش پیشرفت را به دست آورد؟ اینجا باید ابزارهای سنجش پیشرفت مانند گوگل آنالیتیکس یا سرچ کنسول را تعیین کنید.
• هر چند وقت یکبار باید میزان پیشرفت پروژه را بررسی کرد؟ این موضوع بسیار اهمیت دارد و باید حتما بازه‌های زمانی کوتاه را تعیین کنید.
• چه اقداماتی باید برای رسیدن به هدف انجام شوند و چه کسانی مسئول انجام آن‌ها هستند؟ در اینجا باید فازهای مختلف پروژه را برای خود تعریف کرده و مسئول آن را مشخص کنید.
• چگونه می‌توان فهمید که به نتیجه مطلوب رسیده‌ایم؟ باید برای هدف اصلی خود یک مورد قابل دستیابی با نتیجه عینی را تعریف کنید تا بتوانید به راحتی به این سوال پاسخ دهید. برای مثال باید در پایان بازه زمانی تعیین شده، حداقل یک مشتری را از این طریق جذب کنید.
• بدترین حالت در این هدف چیست؟ از آنجا که هر بخش KPI بر عهده یک نفر است، باید برای او میزان سنجش موفقیت را تعیین کنید تا در صورت نرسیدن به آن، به سایرین گزارش دهد و بتوانید خیلی سریع مشکل را رفع کنید.

چه کسانی باید از شاخص KPI  مطلع شوند؟

تصور کنید که شما زمان زیادی را برای تعریف شاخص کلیدی عملکرد صرف کرده و برای هر بخش یک مسئول تعیین کرده‌اید. حال اگر به این افراد اطلاع ندهید که چه مسئولیت‌هایی دارند، چگونه می‌توان انتظار داشت که به هدف رسید؟ بنابراین در درجه اول باید همه کارمندان و مسئولان را مطلع کنید. پس از آن باید با سرمایه گذاران و صاحبان پروژه هم در رابطه با این شاخصک کلیدی عملکرد صحبت کرده و آن‌ها را در جریان اهداف تعیین شده قرار دهید. در این صورت اگر اشتباهی در تعریف KPI داشته باشید یا اینکه موردی را در نظر نگرفته باشید، خیلی راحت می‌توانید آن را حل کرده و با اطمینان بیشتری وارد مسیر خود شوید.

کاربرد KPI دردیجیتال مارکتینگ چیست؟

به طور کلی KPI می‌تواند به هر کسب و کار رو به رشدی برای سنجش میزان پیشرفت کمک کند. دیجیتال مارکتینگ در اصفهان یا هر شهر دیگری هم یک بازار بسیار پررقابت است که نیاز دارد تا به طور مرتب ارزیابی شده و اقدامات موردنیاز برای رشد کردن در آن انجام شوند. مزیت استفاده از KPI در دنیای دیجیتال مارکتینگ این است که معیارهای قابل اندازه گیری بسیار زیادی در این مسیر وجود دارند و می‌توانید به راحتی اهداف مختلفی را برای کسب و کار آنلاین خود تعریف کنید.

در نهایت باید بگوییم …

برای هر کسب و کاری، تعریف شاخص کلیدی عملکرد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و می‌تواند کمک زیادی به رشد آن کند. ما در آژانس دیجیتال مارکتینگ لاک پشت، بر اساس اهداف کارفرماهای خود، KPI و شاخص عملکرد آن‌ها را به صورت ماهیانه تعریف می‌کنیم تا بتوانیم در انتهای قرارداد طراحی سایت و سئو، به اهداف موردنظر او برسیم. در صورتی که نیاز به دریافت مشاوره در زمینه تعریف KPI برای رشد سایت خود داشتید، می‌توانید سوال خود را در کامنت‌ها مطرح کنید یا با ما تماس بگیرید.

سوالات متداول (FAQ)